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INFORMATIVA MLOL SHOP E MLOL ART. 13 REGOLAMENTO (UE) N. 679/2016

1. Titolare del trattamento e responsabile della protezione dei dati (DPO).

Horizons Unlimited H.U. S.p.A. (in seguito “Horizons”) P.IVA 04164060370 C.F. 04164060370 con sede legale in Via Barontini n. 18/2, Bologna, Tel. 051-37.08.87, mail: info@horizons.it, procederà al trattamento dei dati personali degli utenti (referenti della biblioteca e/o bibliotecari, in seguito “Utenti SHOP”) del servizio MLOL SHOP disponibile sul sito web https://shop.medialibrary.it/home/home.aspx (in seguito “Sito SHOP”) in qualità di titolare del trattamento, mentre invece tratterà i dati personali degli utenti (clienti della biblioteca o comunque persone iscritte alla piattaforma dalla biblioteca, in seguito “Utenti MLOL”) del servizio MLOL fruibile attraverso il sito web https://www.medialibrary.it/home/cover.aspx (in seguito “Sito”) e attraverso l’applicazione informatica per dispositivi mobili denominata MLOL Ebook Reader, in qualità di responsabile del trattamento. I dati degli Utenti MLOL rimangono di titolarità della biblioteca che ha proceduto alla loro iscrizione, il cui nominativo e i cui dati di contatto Le verranno comunicati dal titolare stesso nel momento in cui Le verranno fornite le credenziali e le istruzioni per l’accesso alla piattaforma della biblioteca, così che le presenti informazioni sono finalizzate esclusivamente a metterLa al corrente delle caratteristiche fondamentali del trattamento dei Suoi dati. Horizons può inoltre svolgere attività di raccomandazione mirata agli Utenti MLOL che abbiano già compiuto 14 anni, trattando i dati di questi ultimi in qualità di titolare autonomo. Tali trattamenti avverranno sia nel rispetto del Regolamento (UE) 2016/679 (Regolamento generale sulla protezione dei dati), sia delle relative norme italiane (tra le quali la principale è costituita dal D.Lgs. 30 giugno 2003 n. 196, come modificato e integrato dal D.Lgs. 10 agosto 2018 n. 101) e, comunque, tutelando appieno il diritto alla protezione dei dati e gli altri diritti tutelati dalla predetta normativa.
Il Titolare ha designato il Responsabile della Protezione dei Dati (c.d. DPO) contattabile alla email privacy@horizons.it

2. Dati trattati

MLOL

Durante la navigazione sul Sito, o sull’App MLOL Ebook Reader (in seguito anche solo “App”) e durante l’uso dei servizi offerti da MLOL, verranno trattati dati personali quali, a titolo esemplificativo: dati di navigazione (per es. indirizzi IP, codice IMEI del dispositivo mobile dal quale sia stata scaricata la App e dal quale sia stato effettuato il log in con le credenziali di MLOL, nomi di dominio dei computer usati dagli Utenti MLOL per connettersi al Sito); eventuali dati di registrazione ad altri servizi; nome, cognome, indirizzo e-mail associato all’username prestabilito dalla biblioteca (può essere per es. la stessa e-mail, il codice fiscale, il numero di tessera della biblioteca) tramite cui l’Utente MLOL accede alla piattaforma e gruppo, necessario per distinguere gli Utenti MLOL sulla base di differenti permessi d'accesso ai contenuti multimediali (per es. gruppo no prestiti o gruppo prestiti abilitati); note e commenti scritti sull’App durante la lettura di e-book che possono anche essere resi pubblici dagli Utenti MLOL; liste, preferiti e modalità d’uso del Sito e dei servizi per fornire agli Utenti MLOL delle raccomandazioni mirate sulla base delle preferenze indicate ed elaborate attraverso algoritmi predittivi; dati di geolocalizzazione (biblioteca attraverso cui l’Utente MLOL accede al Sito), anonimizzati rispetto al dato personale username, al fine di portare a termine eventuali progetti di ricerca sul fenomeno della lettura in Italia e al fine di permettere all'Utente MLOL di usufruire di cataloghi più ampi o più specifici rispetto alla sua localizzazione. Inoltre, sul Sito, vengono raccolti dati personali in modo autonomo o tramite terze parti, attraverso i cd. cookies (v. la Cookie Policy sotto riportata). Tramite l’App e il Sito non saranno trattati dati di carta di credito o di fatturazione poiché gli acquisti possono essere effettuati solamente dal referente della biblioteca sul Sito SHOP.

MLOL SHOP

Durante la navigazione sul Sito SHOP verranno trattati dati personali quali, a titolo esemplificativo: dati di navigazione (per es. indirizzi IP, codice IMEI del dispositivo mobile dal quale si sta navigando sul Sito SHOP, nomi di dominio dei computer usati per connettersi al Sito SHOP); dati di registrazione al Sito SHOP per ottenere preventivi per la biblioteca o per un sistema di biblioteche (per registrarsi è necessario fornire nome, cognome, e-mail, telefono fisso e cellulare del referente della biblioteca); dati degli Utenti MLOL accreditati dall’Utente SHOP nell’apposita sezione “GESTIONE UTENTI” (dati necessari: username, e-mail e gruppo); eventuali dati di pagamento (per es. nel caso in cui la carta di credito utilizzata sia intestata all'Utente SHOP).

3. Finalità e base giuridica

MLOL

Horizons, in qualità di responsabile del trattamento, tratterà i dati personali degli Utenti MLOL, di cui rimane titolare del trattamento la biblioteca, per le seguenti finalità: consentire agli Utenti MLOL di navigare, autenticarsi e recuperare la password sul Sito e sull’App, condizione necessaria al fine di poter usufruire e prendere in prestito risorse multimediali (per es. e-book, quotidiani, audiolibri ecc.), dunque fondata sulla necessità di adempiere al contratto del quale è parte l’interessato [art. 6 paragrafo 1 lett. b) Regolamento UE n. 679/2016]; consentire agli Utenti MLOL di usufruire delle risorse multimediali protette da particolari misure tecnologiche (per es. Readium LCP) tramite Sito e App, oppure attraverso la registrazione ad altri servizi di terze parti (per es. Adobe ID per la lettura di ebook protetti con DRM Adobe con il software Adobe Digital Editions, credenziali PressReader per la consultazioni di quotidiani e periodici tramite app PressReader). Si ricorda che la registrazione avviene in modo totalmente indipendente da MLOL, ma ogni eventuale trattamento correlato risulta in ogni caso rientrante nella necessità di adempiere al contratto del quale è parte l’interessato presenti nel servizio MLOL [art. 6 paragrafo 1 lett. b) Regolamento UE n. 679/2016]; permettere il corretto funzionamento del Sito e migliorare l’esperienza di navigazione (si v. la Cookie Policy), previo consenso dell’Utente MLOL reso attraverso l’apposito banner [art. 6 paragrafo 1 lett. a) Regolamento UE n. 679/2016]; gestire i messaggi e rispondere adeguatamente alle richieste di qualsiasi natura inoltrate dall’Utente MLOL all’indirizzo di contatto info@medialibrary.it o tramite help desk. Il trattamento in questo caso si fonda sul soddisfacimento di una specifica domanda e, dunque, sulla necessità di adottare una misura precontrattuale su richiesta dell’interessato e/o di adempiere al contratto del quale è parte l’interessato [art. 6 paragrafo 1 lett. b) Regolamento UE n. 679/2016]; effettuare, tramite geolocalizzazione (usando come riferimento la biblioteca che ha iscritto l’Utente MLOL), un’analisi dell’ecosistema sociale della lettura in Italia da un lato cercando di capire come si distribuiscono le scelte di lettura sull’intero territorio nazionale per un’ampia gamma di titoli, dall’altro studiando la struttura geografica della distribuzione dei lettori di un determinato titolo. Pertanto la geolocalizzazione non implicherà il trattamento di dati personali dell’interessato, ma, essendo raccolta in forma aggregata, servirà per finalità di ricerca scientifica e studi statistici (art. 89 Regolamento UE n. 679/2016). A maggior ragione, tale geolocalizzazione, non comporterà decisioni automatizzate né tanto meno limitazione di diritti e libertà fondamentali dell’interessato; permettere, tramite geolocalizzazione (usando come riferimento la biblioteca tramite cui si è iscritto l’Utente MLOL), di usufruire di cataloghi multimediali più ampi o più specifici sulla base della localizzazione dell’Utente MLOL. Il trattamento viene pertanto effettuato sulla base della necessità di eseguire il contratto del quale è parte l’interessato, affinché lo stesso possa usufruire delle specifiche risorse multimediali presenti nel servizio che il titolare ha scelto di acquistare da Horizons [art. 6 paragrafo 1 lett. b) Regolamento UE n. 679/2016]. Horizons potrà trattare i dati personali degli Utenti MLOL, in qualità di autonomo titolare del trattamento, per la seguente finalità: raccomandare e suggerire agli Utenti MLOL contenuti multimediali che potrebbero rientrare nelle loro preferenze. Le raccomandazioni vengono elaborate attraverso algoritmi previsionali basati sui movimenti precedenti dell’Utente MLOL sul Sito, sulla registrazione delle visite a singoli articoli presenti nel catalogo, su azioni come l’aggiunta di un elemento a Preferiti e Liste pubbliche e private. L’algoritmo non viene usato per prendere decisioni che possano incidere sui diritti e le libertà dell’interessato, ma è volto solamente a sollecitare la visione e il prestito di contenuti multimediali che potrebbero rientrare negli interessi dell’Utente MLOL. Il trattamento si basa sul consenso appositamente prestato dall’Utente MLOL ultraquattordicenne al momento della prima autenticazione sul Sito [art. 6 paragrafo 1 lett. a) Regolamento UE n. 679/2016];

MLOL SHOP

Horizons, in qualità di Titolare del trattamento, tratterà i dati personali degli Utenti SHOP per le seguenti finalità: consentire agli Utenti SHOP di navigare e registrarsi sul Sito SHOP, oltre ad ottenere preventivi ed effettuare acquisti sul Sito SHOP, condizione necessaria al fine di poter attivare il servizio MLOL e renderlo disponibile agli Utenti MLOL, dunque, fondata sulla necessità di adottare una misura precontrattuale su richiesta dell’interessato [art. 6 paragrafo 1 lett. b) Regolamento UE n. 679/2016]; permettere il corretto funzionamento del Sito SHOP e migliorare l’esperienza di navigazione (si v. la Cookie Policy), previo consenso dell’Utente SHOP reso attraverso l’apposito banner [art. 6 paragrafo 1 lett. a) Regolamento UE n. 679/2016]; gestire i messaggi e rispondere adeguatamente alle richieste di qualsiasi natura inoltrate dall’Utente SHOP all’indirizzo di contatto info@medialibrary.it o tramite help desk. Il trattamento in questo caso si fonda sul soddisfacimento di una specifica domanda e, dunque, sulla necessità di eseguire una misura precontrattuale richiesta dall’interessato [art. 6 paragrafo 1 lett. b) Regolamento UE n. 679/2016]; inviare newsletter in merito ad eventi rilevanti della piattaforma sulla base dello specifico consenso al trattamento prestato dall’Utente SHOP [art. 6 paragrafo 1 lett. a) Regolamento UE n. 679/2016];

I dati non verranno usati per finalità di marketing o attività promozionali;

4. Natura del conferimento dei dati

Il conferimento dei dati personali per le finalità sopra indicate è facoltativo, tuttavia, in mancanza del conferimento almeno dei dati contrassegnati come necessari, viene preclusa a Horizons la possibilità di far registrare i referenti della biblioteca e/o bibliotecari al Sito SHOP per diventarne Utenti SHOP; di consentire a questi ultimi di effettuare acquisti sul Sito SHOP e di attivare il servizio agli Utenti MLOL affinché possano usufruire della disponibilità dei contenuti multimediali proposti nel catalogo; di inviare newsletter e raccomandazioni; di prendere in carico le richieste degli Utenti SHOP e degli Utenti MLOL e di permettere loro una corretta navigazione sia sul Sito sia sull’App, sia sul Sito SHOP.

5. Destinatari e Trasferimenti UE

I dati raccolti, fuori dai casi previsti, non saranno ceduti, diffusi o trasferiti in paesi extra UE. Tali dati potranno essere resi noti ad enti pubblici e autorità pubbliche italiane per adempimenti di legge, ai soggetti autorizzati al trattamento da Horizons (per es. personale amministrativo, personale addetto al servizio clienti, legali, amministratori di sistema), istruiti e formati sulle modalità del trattamento e sul rispetto delle norme in materia di protezione dei dati personali, ovvero a soggetti esterni (es. fornitori di servizi tecnici terzi, hosting provider, società informatiche) espressamente nominati Responsabili del trattamento da Horizons. I dati raccolti, al di fuori delle predette ipotesi, non sono oggetto di diffusione o comunicazione a terzi, se non nei casi e con le modalità previste dalla Legge.

6. Periodo di conservazione

I dati di navigazione sono necessari per il corretto funzionamento del Sito, dell’App e del Sito SHOP fintanto che il soggetto interessato ne sta facendo uso; saranno quindi conservati per tutta la durata della navigazione del Sito, del Sito SHOP o dell’uso dell’App. Al termine di tale periodo i dati verranno cancellati o anonimizzati per effettuare statistiche sull’utilizzo della piattaforma. I dati personali contenuti nelle e-mail inviate all’indirizzo di contatto, o tramite help desk, sono necessari per fornire pronta risposta al quesito sottoposto; pertanto saranno conservate per tutta la durata, comprensiva di ogni rinnovo, dell’abbonamento dell’Utente SHOP e/o dell’Utente MLOL che ha inviato l’e-mail. Terminato il periodo di conservazione le e-mail verranno anonimizzate per compiere delle statistiche. Sul punto si precisa che non vengono raccolti dati particolari e giudiziari penali oppure non pertinenti o necessari in merito alla richiesta, la cui eventuale presenza nelle comunicazioni comporterà la cancellazione immediata di tali dati. I dati necessari per il corretto e completo adempimento del contratto stipulato tra la biblioteca e Horizons saranno trattati per tutta la durata dell’abbonamento (e ogni suo rinnovo). In caso di chiusura dell’account e/o estinzione del contratto i dati saranno cancellati entro 60 giorni dalla conclusione del rapporto contrattuale salvo ulteriore più ampio termine previsto da norme di legge. L’indirizzo mail trasmesso per ricevere newsletter verrà cancellato non appena l’interessato revochi il consenso all’invio della newsletter stessa cliccando sull’apposito link posto in calce ad ogni e-mail ricevuta.

7. Social buttons

Sia sul Sito che sul Sito SHOP sono presenti i cd. Social buttons (o “Social plugins”), ovvero icone che permettono la condivisione di contenuti multimediali attraverso alcune piattaforme social. La condivisione attraverso i predetti Social buttons comporta la trasmissione di cookies da e verso terze parti. I dati forniti alle piattaforme suddette, eventualmente immessi attraverso gli appositi strumenti per la condivisione, non sono in alcun modo sotto il controllo e la responsabilità di Horizons e per il loro trattamento si rinvia alle informative fornite dai siti di destinazione. Per maggiori informazioni si prosegua nella lettura della Cookie Policy sotto riportata e in particolare della sua sezione denominata “Cookies di terze parti”.

8. Diritti dell’interessato

Il Regolamento UE riserva all’interessato il diritto di ottenere l'accesso ai dati personali e, nei casi ivi previsti, la rettifica o la cancellazione degli stessi, nonché il diritto di chiedere la limitazione del trattamento che li riguarda o di opporsi ad esso. L’interessato gode inoltre del diritto di revocare il consenso prestato al trattamento dei suoi dati personali, nei casi in cui necessario, e di chiedere la portabilità dei dati. La revoca del consenso non pregiudicherà la liceità del trattamento basato sul consenso precedentemente prestato. Per la rettifica dei dati personali dell’Utente MLOL è sufficiente selezionare dal Sito la voce “ACCOUNT” sulla barra di navigazione e successivamente, nel menu a tendina, la sezione “I Miei Dati”. Per quanto riguarda la rettifica dei dati dell’Utente SHOP, basterà seguire la medesima procedura sul Sito SHOP. L’unica voce non modificabile sul Sito SHOP è l’indirizzo e-mail necessario per l’invio di tutte le notifiche relative al servizio shop. Se l’Utente SHOP vuole modificare i dati di un Utente MLOL o disabilitarne l’account dovrà autenticarsi sul Sito SHOP, cliccare sulla voce “GESTIONE PORTALE” e dal conseguente menù a tendina selezionare “GESTIONE UTENTI”. Per revocare il consenso alla newsletter sarà sufficiente cliccare sull’apposito link posto in calce alle e-mail ricevute, mentre per revocare il consenso ai cookies basterà seguire le indicazioni riportate nel paragrafo 9. Per revocare il consenso al trattamento di raccomandazione è invece necessario contattare direttamente Horizons tramite help desk o via e-mail all’indirizzo di contatto info@medialibrary.it. La cancellazione dei dati personali (in particolare di username, password, indirizzo per la fatturazione e dati per il pagamento) dell’Utente SHOP implica la chiusura dell’account. Anche in questo caso è necessario contattare direttamente Horizons tramite help desk o via e-mail all’indirizzo di contatto info@medialibrary.it. Allo stesso modo per l’esercizio del diritto di accesso ai dati e degli altri diritti sopra citati l’interessato può rivolgersi direttamente a Horizons tramite help desk o via e-mail all’indirizzo di contatto. L’interessato ha infine il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei personali per il quale può seguire le istruzioni riportate su https://www.garanteprivacy.it/home/modulistica-e-servizi-online/reclamo

9. Cookie Policy

I cookies sono file di testo, contenenti informazioni, che il Sito/Sito SHOP invia al terminale (pc, desktop, tablet, smartphone, notebook) degli Utenti MLOL/Utenti SHOP, dove vengono memorizzati, per poi essere ritrasmessi allo stesso sito alla visita successiva. Sono usati per eseguire autenticazioni informatiche, monitoraggio di sessioni e memorizzazione di informazioni sui siti (senza l’uso dei cookie “tecnici” alcune operazioni risulterebbero molto complesse o impossibili da eseguire). Sulla base della loro permanenza sul dispositivo, i cookies possono essere suddivisi in due tipi: cookies di sessione e cookies permanenti. I primi vengono eliminati dal computer automaticamente alla chiusura della sessione di navigazione; i secondi rimangono nella memoria del dispositivo, a meno che non vengano eliminati o raggiungano la loro data di scadenza. Entrambi i tipi di cookies possono essere eliminati dagli Utenti MLOL/Utenti SHOP, al termine della navigazione, attraverso le impostazioni del proprio browser. Nel corso della navigazione gli Utenti MLOL/Utenti SHOP possono ricevere anche cookie che sono inviati da “terze parti”, ovvero da siti o da web server diversi, sui quali possono risiedere alcuni elementi (quali, ad esempio, immagini, suoni, mappe, link ad altri domini) presenti sul sito che lo stesso sta visitando.

Cookies tecnici

I cookies tecnici permettono un agevole uso del Sito/Sito SHOP ed un più facile reperimento delle informazioni, semplificando la connessione e le trasmissioni di dati tra Utente/Utente SHOP e Sito/Sito SHOP. In particolare, vengono utilizzati cookie di navigazione o di sessione temporanei e permanenti: essi garantiscono la normale navigazione e fruizione del Sito/Sito SHOP permettendo, per esempio, di salvare informazioni inerenti alla navigazione, di memorizzare dati per mantenere la sessione di navigazione attiva e/o salvare informazioni inerenti alle impostazioni relative alla navigazione del Sito stesso; permettono inoltre al gestore del Sito/Sito SHOP di monitorarne il corretto funzionamento attraverso l’analisi del traffico dati, fornendo informazioni sulla base di dati raccolti in forma anonima ed aggregata. Per l’installazione di tali cookie, che vengono cancellati automaticamente alla chiusura del browser, non è richiesto il preventivo consenso espresso dell’Utente MLOL/Utente SHOP il quale, in ogni momento, può autorizzare, limitare o bloccare i cookie attraverso le impostazioni del proprio browser. Laddove tuttavia, l’Utente MLOL/Utente SHOP decida di rifiutare questi cookie, alcuni servizi del Sito potrebbero non essere visualizzati correttamente o non funzionare in maniera ottimale, in particolare, le operazioni che consentono di identificare l'Utente MLOL/Utente SHOP e mantenerne l’identificazione nell’ambito della sessione potrebbero essere più complesse e meno sicure.

Cookies di terze parti

I cookies di terze parti sono gestiti da siti e piattaforme diverse rispetto a MLOL e MLOL SHOP. Gli Utenti MLOL/ Utenti SHOP e i visitatori dei servizi MLOL e MLOL SHOP hanno la possibilità di cliccare su alcuni elementi (per es. Social buttons Facebook, Twitter, Instagram, Youtube) che risiedono su server diversi da quelli gestiti da Horizons. In particolare, potrebbero anche esservi cookies gestiti da siti di altre organizzazioni poiché parti della pagina visitata vengono generate direttamente da detti siti e integrate nella nostra piattaforma. Inoltre è possibile che dette terze parti usino tali cookies per attività di profilazione. Si tratta di cookies persistenti, in quanto rimangono attivi fino alla loro data di scadenza (la loro durata è variabile a seconda della tipologia dei cookies) o alla loro cancellazione da parte dell’utente. In ogni momento gli Utenti MLOL/Utenti SHOP potranno limitare o bloccare tali cookie tramite le impostazioni del browser seguendo le istruzioni elencate nei link sotto riportati.

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